Comprenda qué significa la ocupación del espacio de trabajo y cómo puede medirla.
Para muchos líderes, los bienes raíces comerciales ocupan un lugar destacado en la agenda de cada reunión. Las empresas están navegando por la combinación del regreso a la oficina, las condiciones económicas inciertas y la realineación de los presupuestos. Comprender la gestión física de las oficinas puede ayudar a los líderes a abordar mejor las necesidades para maximizar la ocupación del espacio, reducir los costos y brindar una excelente experiencia a los empleados.
Pero, después de todo, ¿qué significa realmente “ocupar el espacio de trabajo”?
La ocupación del espacio de trabajo son datos que brindan a los líderes una idea de cómo los empleados usan su espacio de oficina. Desde la cantidad de mesas disponibles en los días más ocupados hasta la frecuencia con la que se reserva la sala de reuniones más popular. En otras palabras, es una vista panorámica de los acontecimientos en el lugar de trabajo.
Las tres métricas principales para comprender la ocupación del espacio de trabajo son:
- Metros cuadrados de espacio.
- Número de empleados en la oficina en un período determinado.
- Número de visitantes que ingresan al espacio cada semana.
Esta información ayuda a los líderes a comprender la tasa de ocupación de su oficina. La tasa de ocupación se calcula por el número total de empleados en el lugar de trabajo en un momento dado, en relación con la capacidad total.
Por ejemplo, si su oficina puede acomodar a 100 empleados y unos 80 ingresan en una semana determinada, la tasa de ocupación para esa semana sería del 80%. La tasa de ocupación puede ser un indicador importante de si un lugar de trabajo está demasiado ocupado o no lo suficientemente ocupado. Esto puede afectar la dotación de personal, la experiencia de los colaboradores, la planificación de recursos y más.
¿Por qué es importante la ocupación del espacio de trabajo?
La tasa de ocupación del lugar de trabajo es una métrica importante para realizar un seguimiento porque ayuda a las empresas a estimar cuántos de sus recursos se necesitarán. La tasa de ocupación puede ser una métrica clave para comprender si el espacio de oficina se está llenando demasiado o está infrautilizado.
Cuando una oficina está muy llena, puede ser difícil para los empleados ser productivos y esto empeora su experiencia en la oficina. Sin embargo, cuando una oficina está infrautilizada, es costoso para las empresas. Si su oficina tiene escritorios vacíos, eso podría significar una gran cantidad de dinero desperdiciado en espacio no utilizado.
Pero la tasa de ocupación es solo una parte de la imagen. Aquí hay otras cuatro formas de medir la ocupación del lugar de trabajo para ayudarlo a aprovechar al máximo su espacio.
4 métricas para medir la ocupación del espacio de trabajo
1. Relación Colaborador / Puesto de trabajo
Si bien las oficinas han recorrido un largo camino en los últimos años (adiós cubículos, hola salones), todavía necesitan escritorios. Solía haber una manera muy fácil de calcular cuántos escritorios se necesitaban en un lugar de trabajo. Era una proporción de 1 escritorio por 1 empleado porque cada empleado tenía su propio escritorio permanente.
Con el aumento del uso de escritorio compartido (el uso instantáneo de la mesa, sin reserva previa), la proporción puede ser un poco más complicada de calcular. Con una fuerza laboral híbrida, desea que su proporción esté un poco más cerca de 1,5 escritorios por 1 empleado o 2 a 1. Eso debería depender de la política que tenga. Por ejemplo, ¿tus empleados vienen una o tres veces por semana?
La mejor manera de averiguar cuál debería ser su proporción ideal es observar cómo se utilizan actualmente sus escritorios. Por lo tanto, obtenga un informe de su software de reserva de mesas. Tenga en cuenta la cantidad de empleados que se registran en el día y la cantidad de mesas reservadas. Si no dispone de herramientas, empiece por controlar manualmente las tendencias de uso de sus tablas durante 2 o 3 semanas. Camine alrededor de la oficina alrededor del mediodía y haga un balance de cuántos escritorios vacíos hay.
2. Uso del espacio
¡Una oficina ocupada es una oficina próspera! Sin embargo, hay una diferencia entre ocupado y superpoblado. Por lo tanto, es importante calcular la utilización del espacio para garantizar una planificación precisa de los recursos. La utilización del espacio es la medida estática del tamaño de su espacio, seguida de cómo y cuándo se utilizan. Veamos algunos ejemplos de lo que esto significa.
Digamos que tienes capacidad de espacio para 200 personas. Esto incluye 150 hot desks, 6 salas de reuniones y 3 cabinas telefónicas. Después de obtener un informe semanal sobre el uso del escritorio, se da cuenta de que 110 empleados trabajan en sus escritorios en promedio por semana. Con una tasa de utilización del 73 % para estas estaciones de trabajo, debe estar atento a esta tendencia y monitorear si aumenta o disminuye. Si sube demasiado, es posible que deba invertir en algunas mesas más. Si la tasa cae por debajo del punto de referencia, es posible que deba eliminar algunas tablas o reconsidere su política híbrida.
Algunos otros factores a considerar al analizar la utilización del espacio son:
Capacidad total del espacio y capacidad máxima de sus salas de reuniones
Número de personas que utilizan un área específica en un momento dado
Número de horas por día que las salas de reuniones están reservadas u ocupadas
Áreas con mayor tráfico peatonal
El seguimiento de la utilización del espacio ayudará con la planificación de recursos, la dotación de personal y lo ayudará a comprender mejor la ocupación de su espacio de trabajo.
3. Uso de la sala de reuniones
El uso de la sala de reuniones es otra métrica importante para medir la optimización del espacio. A nadie le gusta estar abarrotado en una pequeña sala de conferencias con mucha más gente de la que debería. Por otro lado, no es una experiencia divertida ser el único en una sala de reuniones mientras diez participantes están en Zoom.
A diferencia de los escritorios, no siempre es tan claro determinar el uso de la sala de reuniones. Debe considerar qué salas de reuniones se reservan con más frecuencia, cuántos asistentes están presentes físicamente y qué tipos de reuniones están programadas.
Una tasa de utilización del 40-60 % es un buen punto de referencia cuando se trata de determinar si los espacios para reuniones están bien utilizados. Por ejemplo, si observa que su sala de reuniones más popular está reservada durante 6 horas al día en una jornada laboral de 8 horas, la tasa de utilización es del 75 %. Esto indica que está ligeramente por encima del punto de referencia y es posible que deba considerar agregar más espacios para reuniones (como áreas de estar o cocina) si la tendencia continúa.
Puede extraer todos estos datos del informe de reservas de habitaciones. También debe investigar a los empleados, ver el horario de cada sala de reuniones en su calendario y caminar por la oficina para comprender el historial completo del uso de la sala de reuniones.
4. Tráfico de visitantes
La última (pero no menos importante) métrica para realizar un seguimiento en su espacio de trabajo es el tráfico de visitantes. Querrá saber cuántos visitantes vienen a la oficina, en promedio, cada semana o mes. Esto ayudará a garantizar que tenga la capacidad de manejar el tráfico peatonal adicional. Además, deberá asegurar algunas características adicionales para acomodar a los visitantes que necesitan un escritorio, espacio para reuniones, etc.
Luego busque tendencias en los datos de los visitantes. ¿Hay ciertos días en los que hay más visitantes? Por ejemplo, ¿HR programa entrevistas de candidatos con más frecuencia los martes o los miércoles? ¿O las reuniones de la Junta siempre tienen lugar en un día determinado del mes?
Querrá saber cuánto espacio adicional ocupan sus visitantes y qué recursos necesitan mientras están en el sitio. Utilice su sistema de gestión de visitantes para obtener una visión precisa del tráfico de visitantes, incluidos cuántos, quiénes y con qué frecuencia visitan sus espacios.
Observar estas diferentes métricas puede ayudarlo a crear una imagen completa de la utilización del espacio en todos sus lugares de trabajo. Esto, a su vez, lo ayudará a tomar decisiones inteligentes basadas en datos sobre cómo optimizar mejor su espacio para ahorrar costos y crear la mejor experiencia posible para sus empleados en el sitio.
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