El espacio de trabajo tiene mucha influencia en la vida de los empleados, fomentando la colaboración y la productividad. Para tener este efecto de manera positiva, es necesario tener una gestión del espacio de trabajo – también conocida como Workplace Management -, considerando todo lo que involucra el espacio: distribución, tecnologías, recepción, ocupación de espacios y uso de salas, entre otros…
Este desafío se vuelve aún mayor cuando se implementa el modelo híbrido, ya que el empleador debe considerar los espacios disponibles, que suelen ser reducidos, con el número de empleados y la división del trabajo. En este contenido, verá la importancia de la gestión, las buenas prácticas para aplicarla y las herramientas para ayudar en este proceso.
La importancia de la gestión del espacio
¿Alguna vez has notado cómo te sientes al trabajar en entornos más organizados? ¿Te sientes más productivo? La disposición del espacio influye en la motivación y productividad del empleado en el día a día de trabajo. Por lo tanto, tener un ambiente organizado para las actividades corporativas es fundamental.
Además, el entorno también debe ser funcional para promover una mejor rutina de trabajo. Esto incluye buen equipamiento para las tareas diarias; accesorios ergonómicos para que el ambiente sea más cómodo y seguro; organización de procesos y programación de espacios de uso común, evitando conflictos entre personas y también pérdidas de tiempo. Todos estos factores influyen en el día a día del empleado, y si no son bien preparados y ejecutados, generan insatisfacción, mal clima organizacional y baja productividad.
Las mejores prácticas para administrar el espacio de trabajo
Para promover un entorno inspirador y organizado, fomentando la colaboración y la productividad en la vida cotidiana, algunas buenas prácticas pueden ayudar a gestionar el espacio de trabajo. Además de estas mejores prácticas más “generales”, es importante saber qué buscan y consideran relevante los empleados de tu empresa en este sentido, al fin y al cabo, ellos son la pieza fundamental para que este proceso suceda de manera efectiva.
Haz que el entorno sea ideal para el trabajo
El espacio de la empresa debe ser funcional. Para sacarle el mayor beneficio, empieza por lo básico: buen equipamiento informático, que no tengan problemas recurrentes y afecten al desempeño, ambientes climatizados y agradable, buena iluminación y accesorios ergonómicos como mesas y sillas. Estos puntos garantizan un ambiente agradable y propicio para la buena ejecución de las acciones del día a día.
Fomentar actividades colaborativas
Para asegurar que algunas actividades se realicen mejor, tener espacios para la colaboración en la oficina es una opción importante, puede ser una sala de reuniones u otros sitios dedicados a estas interacciones. Tener este tipo de espacios es importante para no generar ruidos molestos en la oficina y tener privacidad en los momentos que se requiere. También se debe considerar la tecnología a disposición de los empleados, como pantallas interactivas, buena conectividad y aminities. Otros sectores a considerar pueden ser los de esparcimiento, recreación, lactancia, comedores y áreas de descanso.
A la hora de fomentar la colaboración entre equipos, es necesaria la organización de los mismos: para que las personas sepan el período y los horarios en que pueden utilizar el lugar, lo ideal es concertar citas para el espacio. Así se evitan conflictos entre reservas y horarios en la empresa.
Fomentar la concentración
Además de garantizar espacios para la colaboración, también es importante fomentar espacios de concentración. La misma sala de reuniones utilizada para actividades colaborativas también se puede utilizar para tareas más aisladas. Permitir el uso de estos lugares es fundamental para realizar algunas actividades que se realizan mejor lejos del ruido, como tareas que requieren mayor concentración o privacidad, reuniones externas o llamadas importantes.
Ambientes organizados
En general, tener un diseño con la disposición de los espacios de trabajo de manera efectiva es crucial. Mantén cerca los equipos que interactúan, evitando mayores desplazamientos y ruidos en la oficina. Haz lo mismo con la organización de los elementos de la empresa, como equipos adicionales, papelería e incluso decoración, para que todo sea visualmente agradable; después de todo, las personas están influenciadas por el entorno en el que se encuentran.
Espacio disponible para todos
Un reto muy común en las empresas es tener espacio disponible para todos los empleados. Este desafío se vuelve aún mayor al adoptar el modelo híbrido de trabajo, en el que es necesario programar quién va a la oficina y en qué día, para evitar problemas de diponibilidad.
Conflictos de programación
Otra situación habitual es en relación al uso de espacios colaborativos que necesitan programación, como suele ser el caso de las salas de reuniones. Tener una cita previa para este espacio asegura que las reuniones programadas se realicen de manera organizada, evitando que otras personas también asignen el mismo lugar a la misma hora.
Usa las herramientas a tu favor
Ahora que hemos repasado las mejores prácticas y los desafíos del entorno laboral, hay algunas herramientas que pueden ayudar con este proceso. La utilización de las mismas garantizan la organización.
Algunas características de estas herramientas son:
- Facilidad de uso: entornos intuitivos y de fácil utilización;
- Información concentrada: para administrar la oficina en su conjunto, la mejor opción es tener toda la información que necesitas en un solo lugar, facilitando la recopilación de datos y también la evaluación de resultados;
- Acceso para todos: contar con una herramienta permite que todos los empleados que utilizan espacios tengan acceso a la disponibilidad de espacios, facilitando la programación;
- Automatización: para facilitar el trabajo y evitar errores, la automatización es el camino a seguir. Las herramientas permiten esta práctica, de forma fácil, rápida y eficaz.
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